SAP – Enterprise Resource Planning (ERP)

Das ganze Unternehmen in einem System

Die Aufgabe

SAP ist sozusagen der Elefant unter den ERP-Systemen: riesig, stark und langlebig.

In einem einzigen System können die Geschäftsprozesse aus praktisch allen Unternehmensbereichen abgebildet werden. Die Buchhaltung, das Controlling, die Produktionssteuerung, die Instandhaltung, der Einkauf, die Lagerverwaltung, der Vertrieb, die Personalverwaltung, alle Bereiche können SAP als führendes System nutzen. Spezialmodule z. B. für Banken, Krankenhäuser oder Versorgungsunternehmen kommen noch dazu, und ein Business Warehouse für die flexible Auswertung der vielen anfallenden Daten wird ebenfalls gleich mitgeliefert. Auch personenbezogene Daten gibt es reichlich in diesem System, über Kunden, Lieferanten und Beschäftigte. Tatsächlich tauchen in Tausenden von Datentabellen Kunden-, Lieferanten- und Personalnummern auf, an denen detaillierte Informationen über das Kaufverhalten, die Liefertreue, die Überstunden, Krankheitstage, Produktionsmengen, Lohnzahlungen, Qualifikationen, Beurteilungen und vieles mehr hängen.
Dabei verarbeitet SAP nicht etwa nur die Daten eines einzelnen Standorts, sondern in aller Regel gleich aller Unternehmen eines ganzen Konzerns national und international. Ein solches System datenschutzgerecht zu gestalten, die personenbezogene Datenverarbeitung auch nur zu analysieren, stellt höchste Anforderungen an Datenschützer und Arbeitnehmervertretungen.SAP Beratung

Hinzu kommt, dass bei der Einführung solcher Systeme niemals nur die alten Arbeitsprozesse elektronisch unterstützt werden. Sie werden regelmäßig umgebaut, damit sie effizienter ablaufen und besser zum SAP-Standard passen. Es kommt daher zu teilweise erheblichen Verschiebungen bei der Aufgabenverteilung sowohl zwischen den Menschen als auch zwischen Mensch und Maschine.  Für viele Beschäftigte wird SAP zu einem dominanten Arbeitsinstrument, dessen Ergonomie nicht immer optimal ist . Betriebs- und Personalräte müssen daher nicht nur über den Datenschutz mitbestimmen, sondern sich insgesamt für die Qualität der Arbeitsbedingungen unter Einsatz des Systems einsetzen.

Die Stärke des Systems liegt trotz seiner standardisierten Grundstruktur in einer beachtlichen Anpassbarkeit. Welche Datenfelder und welche Auswertungsfunktionen überhaupt genutzt werden sollen, welche Kostenstellen, Abwesenheitsarten, Rückmeldemethoden, Qualitätsprüfungen, Fehlerursachen, Schnittstellen es geben soll, kann und muss man beim sogenannten Customizing für jedes Anwenderunternehmen spezifisch festlegen.
Dasselbe gilt in besonderer Weise für die Zugriffsberechtigungen. Die Möglichkeiten und der Aufwand, ein Berechtigungskonzept zu entwickeln, das den Anforderungen der Geschäftsabläufe und dem Datenschutz genügt, wird regelmäßig unterschätzt.

Die meisten Unternehmen, die SAP eingeführt haben, aktualisieren und erweitern es kontinuierlich, schaffen es aber nicht wieder ab. Das System ist in diesem Sinne langlebig. Es lohnt sich daher, sich darum zu kümmern.

Unser Angebot

  • Prüfung von Planungsunterlagen, z. B. von Projektplänen, Lastenheften, Business Blueprints, Berechtigungskonzepten, Testkonzepten
  • Bestimmung von datenschutz- und arbeitnehmerrelevanten Gestaltungsoptionen
  • Begutachtung von Zwischenergebnissen im Einführungsprozess
  • Erarbeitung eines Datenschutz- und Berechtigungskonzepts
  • Strukturierung der Dokumentation personenbezogener Datenverarbeitung für das Verfahrensverzeichnis oder für Betriebsvereinbarungen
  • Strukturierung von Regelungsmöglichkeiten des Systemeinsatzes in Betriebs oder Dienstvereinbarungen
  • Prüfung des Systemeinsatzes im Hinblick auf Regelkonformität gemäß Datenschutzrecht, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen bzw. anerkannten Sicherheitsstandards

FORBIT hat Beratungen zu verschiedenen ERP-Systemen durchgeführt, z. B. zur Oracle Business Suite und zu Taleo. Mit SAP haben wir aber besonders viel Erfahrung. Sie stammt aus jahrzehntelanger Beratungspraxis, aus verschiedenen öffentlich geförderten Forschungsprojekten zu den funktionalen und ergonomischen Gestaltungsoptionen integrierter Standardsoftware sowie aus der kontinuierlichen Mitarbeit in der Arbeitsgruppe Datenschutz der Deutschsprachigen SAP-Anwendergesellschaft (DSAG).